01Inteligencia artificial · Procesos administrativos
Automatización con IA para el trabajo entre sistemas
La automatización con IA lee solicitudes, extrae datos y prepara registros. Conectamos documentos, correos y formularios con tus sistemas, con validaciones y responsables para revisar las excepciones.
Automatización con IA · facturasSimulación- 1Llega al correoUna factura en PDF
- 2La IA la leeSaca los datos
- 3Queda en el ERPCuenta por pagar
- 4Se pide aprobaciónPor WhatsApp
- 5Lista para pagarSin digitar nada
PDFfactura_0921.pdf
- Proveedor
- Papelería Andina
- NIT
- 900.123.456-7
- Total
- $4.380.000
- Vence
- 30 de octubre
Cuenta por pagar #8812 · Creada
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Aprobado · Diana R.
Facturas de hoy 37
El reto
Copiar datos no resuelve todo el proceso
Un correo llega con adjuntos, alguien identifica el trámite y otra persona copia los datos. Automatizar esa copia no resuelve documentos faltantes ni valores que difieren de una orden. El flujo debe conservar la fuente, comprobar reglas y explicar por qué se detuvo.
La solución
Qué resuelve la automatización con IA
La IA interpreta texto y formatos variables; las reglas validan campos y operaciones permitidas. Una persona revisa discrepancias y aprobaciones sensibles antes de continuar.
- 01
Lectura de documentos
Extrae campos vinculados al original y envía datos ilegibles o contradictorios a revisión.
- 02
Clasificación de correos
Identifica motivo y responsable. Distingue mensajes nuevos de respuestas para evitar gestiones repetidas.
- 03
Registro de información
Prepara el formato requerido y comprueba campos, referencias y duplicados antes de guardar.
- 04
Conciliación administrativa
Cruza fuentes y señala diferencias. Las asociaciones propuestas por IA se verifican con reglas.
Qué hace
Cuándo usar IA, RPA o API
- RPA para pasos estables
- La automatización robótica de procesos repite acciones en pantalla cuando las entradas y recorridos son predecibles.
- IA para interpretar variaciones
- Reconoce intenciones y campos en formatos distintos. Requiere ejemplos representativos y revisión de errores.
- API para intercambiar datos
- Consulta y registra sin depender de botones, con permisos y reglas de uso verificados.
- Combinación de métodos
- Lee con IA y registra mediante RPA o API, con controles y detección de fallos.
Cómo trabajamos
Automatización de procesos con IA: etapas
- 01
Seguir una solicitud real
Revisamos entradas, decisiones, esperas y salidas con ejemplos autorizados, incluidos rechazos.
- 02
Elegir reglas y conexiones
Definimos campos y fuentes. El diagnóstico usa lectura; los permisos de escritura se acuerdan aparte.
- 03
Comparar con una revisión humana
Comparamos extracción, clasificación y registro con revisores usando formatos distintos y errores relevantes para la operación.
- 04
Operar con excepciones visibles
Asignamos responsables y documentamos recuperación sin repetir operaciones completadas, con pruebas ante cambios de formularios.
Dónde sirve
Procesos donde evaluar una primera automatización
Finanzas
Prepara registros y concilia órdenes, soportes y movimientos; el responsable decide cómo tratar las diferencias.
Logística
Clasifica novedades y valida la referencia del envío antes de asociar comprobantes o cambiar estados.
Servicios legales
Organiza documentos por asunto; el equipo profesional revisa contenido y decisiones jurídicas.
Comercio y atención al cliente
Revisa solicitudes de proveedores y catálogos; distribuye correos y formularios, dejando los ambiguos para revisión.
Integraciones
Entradas y destinos del flujo
Identificamos interfaces, accesos y el sistema que conserva el dato oficial. Antes de reintentar, comprobamos si el registro terminó.
- Buzones autorizados
- Formularios
- Repositorios de documentos
- Sistemas administrativos
- APIs y aplicaciones con RPA
Qué medimos
Qué comprobamos antes de ampliar
- Solicitudes completadas y pendientes
- Campos corregidos y clasificaciones reasignadas
- Registros duplicados o rechazados
- Tiempo total, incluidas las excepciones
- Costo de procesamiento y revisión humana
Precio
Presupuesto por recorrido y volumen
Cotizamos formatos, reglas, aplicaciones y volumen. Incluimos datos, construcción, pruebas y excepciones. La operación contempla procesamiento, revisión humana y mantenimiento: un cambio de pantalla puede exigir ajustes aunque la tarea siga igual.
Preguntas
Preguntas frecuentes
¿La IA reemplaza al RPA?
No necesariamente. RPA encaja en pasos estables; la IA interpreta contenido variable. Podemos combinarlos con conexiones directas según el proceso y sus riesgos.
¿Se pueden procesar documentos escaneados?
Depende de calidad de imagen y campos. Probamos ruido, páginas faltantes y escritura poco legible. Lo que no pueda interpretarse queda pendiente para una persona, con acceso y tratamiento de datos acordados.
¿Cuánto cuesta automatizar un proceso?
Depende de entradas, excepciones y sistemas. Revisamos el recorrido completo para separar implementación y operación. El esfuerzo de corregir resultados también cuenta para decidir si la automatización aporta valor.
¿Cuánto tiempo tarda el proyecto?
Depende de accesos, formatos y claridad de las reglas. Validamos primero un recorrido acotado; los resultados y las dependencias de tus aplicaciones determinan el calendario para ampliar.
¿Qué ocurre si la IA interpreta mal un dato?
Los casos detectados se detienen para revisión. Guardamos el origen del dato y las correcciones. También medimos errores que pasan los controles para ajustar el flujo y el trabajo de los revisores.
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